Airインボイスでは、電子帳簿等保存制度に対応しております。この記事では、電子帳簿保存法の概要や始める際の準備について、ご説明します。
電子帳簿保存法に対応したAirインボイスの使い方やよくあるご質問、対応に必要な準備については、下記のページからご確認ください。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿等保存制度とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書など（国税関係書類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関する制度をいい、下記の3つの制度に区分されています。
電子帳簿等保存（希望者のみ）
ご自身で最初から一貫してパソコン等で作成している帳簿や国税関係書類は、プリントアウトして保存するのではなく、電子データのまま保存ができます。例えば、会計ソフトで作成している仕訳帳やパソコンで作成した請求書の控え等が対象です。
さらに、一定の範囲の帳簿を「優良な電子帳簿」の要件を満たして電子データで保存している場合には、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税が5％軽減される措置があります。
- あらかじめ届出書を提出している必要があります。
スキャナ保存（希望者のみ）
決算関係書類を除く国税関係書類（取引先から受領した紙の領収書・請求書等）は、その書類自体を保存する代わりに、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。
電子取引データ保存（法人・個人事業者は対応が必要です）
申告所得税・法人税に関して帳簿･書類の保存義務が課されている方は、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。
- 記録の改ざんなどを防⽌するため、上記の保存を⾏うためには一定のルールに従う必要があります。
電子帳簿保存法の要件
帳簿書類等の保存期間
国税関係帳簿書類（帳簿や請求書など）は、原則7年、最長10年の保存義務がある。
どんな法律か
国税に関する帳簿や書類を電子データで保存することを認め、その方法について定めた法律。
なぜ制定されたか
文書保存の負担軽減を図る観点から、下記を目指し制定され、その後も時代の変化に合わせ利用者の更なる利便性向上を図る観点から随時見直しされている。
- 電子で作ったものは電子で保存
- 紙で受け取ったものも電子で保存
電子帳簿保存を始める際に必要な準備
帳簿・書類・電子取引の保存要件が定められており、作成・受け取る媒体により保存要件が異なります。Airインボイスに関わる要件は、下記の2つでそれぞれに指定される保存要件に対応していく必要があります。
- 1紙で受け取った際の「スキャナ保存」（任意）
- 2PDFなど電子で受け取った際の「電子取引」（必須）
ご自身に適した保存方法の確認方法や必要な準備については、下記のページをご確認ください。
Airインボイスに適用される電子帳簿保存法の要件
Airインボイスでは令和6年1月1日以後にスキャナ保存が行われる国税関係書類および令和6年1月1日以後にやり取りする電子取引データについて適用される電子帳簿保存法に対応しています。
Airインボイスで適用される電子帳簿保存法の要件は、下記をご確認ください。
| 目的 | 要件 | 要件詳細 | 電子取引 | スキャナ保存 |
|---|---|---|---|---|
| 閲覧・検索できる （可視性の確保） |
仕様書の準備 | マニュアルなど関係書類の準備 | ○ | ○ |
| 出力装置の準備 | 14インチ以上のカラーディスプレイで閲覧できるよう準備 | ○ | ○ | |
| 検索機能の担保 | 取引年月日・取引金額・取引先で検索必須 | ○ | ○ | |
| 改ざん防止 （真実性の確保） |
タイムスタンプ付与 or 訂正削除防止規程 |
スキャン時におけるタイムスタンプ付与等 or 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の策定・運用 |
○※1 | ○※2 |
| バージョン管理 | スキャナ保存におけるバージョン管理 | - | ◯※3 | |
| 電子データ保存義務化 | 電子データ保存義務化 | ◯ | - | |
| 入力期間の制限 | 書類受領後おおむね7営業日以内※4にデータ化実施 | - | ○ | |
| 帳簿との相互関連性 | 帳簿と突合できる情報を保持 | - | ○ |
- Airインボイスは、タイムスタンプ付与に対応していませんが、電子取引については「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を策定・運用いただくことで保存要件を満たすことが可能です。
- Airインボイスは、タイムスタンプ付与に対応していませんが、NTP（Network Time Protocol）サーバと同期しており、スキャナ保存データに係る記録事項の入力がその作成または受領後、速やかに行われたことの確認ができるようにその保存日時の証明が客観的に担保されています。これにより、スキャナ保存におけるタイムスタンプ付与の要件を代替することが可能です。
- Airインボイスは削除ができない保存システムです。削除した場合も、削除データとして保持されます。
- 事務処理規程を設けた場合は、業務の処理に係る通常の期間を経過した後、おおむね7営業日以内となります。
ご自身で実施いただくこと
Airインボイスに適用される電子帳簿保存法の要件のうち、実施いただく内容は下記をご確認ください。
請求書を保存する際に実施いただくこと
| 目的 | 要件 | 必要な準備 |
|---|---|---|
| 閲覧・検索できる （可視性の確保） |
仕様書の準備 | その他必要な準備に記載の書類を準備します。 |
| 出力装置の準備 | PCやプリンターなどで表示・出力ができるよう準備します。 | |
| 検索機能の担保 | ご自身での対応不要 | |
| 改ざん防止 （真実性の確保） |
タイムスタンプ付与 or 訂正削除防止規程 |
要件の「仕様書の準備」に含まれる「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の策定・運用を準備します。 |
| バージョン管理 | ご自身での対応不要※1 | |
| 電子データ保存義務化 | PDFなどデータで届いた請求書は印刷するのではなく、AirインボイスのPDFアップロード機能を利用します。 | |
| 入力期間の制限 | 書類受領後おおむね7営業日以内※2にデータ化実施 | |
| 帳簿との相互関連性 | 一意の番号（Airインボイスでは請求データ管理番号）を利用し、該当の請求書と帳簿の関連性がわかるようにします。 |
- Airインボイスは削除ができない保存システムです。
- 事務処理規程を設けた場合は、業務の処理に係る通常の期間を経過した後、おおむね7営業日以内となります。
その他必要な準備
| 目的 | 要件 | 必要な準備 |
|---|---|---|
| 操作説明書 | 利用するシステムの説明書 | 下記のページにあるFAQページが、操作説明書に該当します。いつでもアクセスできるようにご準備ください。 |
| 電子取引の事務処理の規程 （必須） | 電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を定めたもの | 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を策定して、運用します。書類は、下記のページからWordファイルでダウンロードできます。 |
| スキャナ保存の電子化保存規程（任意） | Airインボイスを活用して、適正に利用・保存することを明記し、管理責任者・運用ルール・スキャニングの手順等を明確に定めたもの |
下記のページから「スキャナによる電子化保存規程」を策定して、運用します。書類は、下記のページからWordファイルでダウンロードできます。 |
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